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Retraite annuelle du conseil d'administration des 14 et 15 juin 2012

Publié le 16 juin 2012 par l'Association

Évaluation du Conseil d'administration

Les administrateurs ont complété l’évaluation du conseil d’administration pour l’année 2011-2012. L’analyse des résultats démontre qu’il n’y a pas de problèmes majeurs au sein du conseil d’administration, mais que des améliorations peuvent être apportées sur certains aspects.

Somme toute, les administrateurs apprécient leur expérience et se disent satisfaits du fonctionnement du conseil d’administration. Par contre, ils ont l’impression que le leadership émane surtout de la direction générale. Certains considèrent aussi que leur engagement entre les réunions du conseil d’administration pourrait être plus assidu. De plus, quelques membres croient que le conseil d’administration bénéficierait de la présence d’administrateurs externes et de personnes ayant une expertise plus développée dans les domaines juridiques, financiers et comptables, contrôles internes, développement des affaires et gestion de crise. La présence d’administrateurs externes au conseil d’administration pour l’année 2012-2013 devrait cependant pallier cette lacune.

Par ailleurs, deux aspects particuliers demandent une attention plus précise. Premièrement, en ce qui concerne le budget, la comptabilité et les finances, plusieurs ont indiqué avoir une mauvaise compréhension des rapports financiers. Ils considèrent que les membres du conseil ne comprennent pas, n’interprètent pas bien et ne naviguent pas efficacement dans les rapports financiers. La gestion des risques est l’autre aspect qui semble inquiéter les administrateurs. Ils estiment que le conseil d’administration ne s’assure pas de mettre sur pied un plan efficace de gestion des risques. Ils ont moyennement confiance en la gestion des risques opérationnels, financiers, environnementaux et socio-politiques et ils se disent inquiets dans l’éventualité où des départs surviendraient à des postes clés de la permanence.

Trois priorités sont identifiées pour l’année 2012-2013, soit la révision et l’optimisation des indicateurs de performance, l’évaluation, la planification et la gestion des risques ainsi que l’amélioration de la composition du conseil d’administration. Ce dernier point est réglé avec la nomination de deux nouveaux membres et de deux administrateurs externes. La planification de la relève à la permanence et à la direction ainsi que l’intégration des administrateurs externes sont deux autres éléments proposés par les administrateurs. Par ailleurs, la révision de la gouvernance a fait en sorte qu’un plus grand nombre de comités sont formés, ce qui donne l’impression d’être moins impliqués dans les discussions.

Plan d’action

Une formation permettant de vulgariser les notions en finances et en comptabilité sera offerte aux administrateurs par M. Daniel Laframboise, administrateur externe au conseil d’administration, qui possède une expertise dans ce domaine. Les administrateurs devraient aussi suivre une formation pour se familiariser avec la gestion des risques. Cet aspect devrait par la suite être abordé. Le conseil d’administration devra déterminer quel comité sera responsable de l’élaboration d’un plan de gestion de risques. Le conseil d’administration devra aussi identifier six ou sept indicateurs de performance et faire une réflexion à ce sujet au cours de l’année.

Dossier des assistants techniques en pharmacie

Mme France Boucher, directrice générale adjointe, fait partie du groupe de travail sur la révision du rôle de l’assistant-technique en pharmacie qui relève de la direction générale de l’Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ). Le groupe de travail est formé de deux membres de l’OPQ, d’un représentant de l’A.P.E.S., d’un représentant de l’AQPP, d’un délégué de l’ACBPQ et de la présidente de l’AQATP. Ce groupe de travail a le mandat suivant :
  • Faire l’évaluation des assistants techniques en pharmacie (ATP);
  • Identifier les besoins de rehaussement;
  • Proposer une grille de compétences;
  • Développer un modèle pour la sélection et la délégation des tâches;
  • Élaborer un plan d’action des principaux éléments à mettre en œuvre.
Le groupe de travail aura à prendre position dans le dossier des ATP.

Les travaux ont débuté en avril 2011. Depuis ce temps, un état de la question a été réalisé afin de répertorier les informations pertinentes concernant la formation offerte, les qualifications exigées, les compétences recherchées et l’encadrement législatif entourant l’assistant technique au Québec, au Canada et dans d’autres pays. La seconde phase des travaux consiste maintenant à définir l’évolution attendue du rôle de l’ATP et les compétences requises. Pour ce faire, une grille des compétences a été élaborée à partir des normes de pratique de l’OPQ. Présentement, le groupe de travail concentre ses efforts à l’élaboration de profils de compétences. Éventuellement, l’encadrement réglementaire sera à circonscrire. Ce travail sera probablement fait par un autre groupe de travail.

Les travaux sont effectués en tenant compte qu’il devrait exister deux catégories de personnel de soutien en pharmacie : les assistants techniques ayant complété une formation de niveau secondaire et les techniciens en pharmacie dont la formation serait de niveau collégial. Étant donné que les travaux sont réalisés conjointement avec le secteur privé, sous l’égide de l’OPQ, il faut tenir compte des besoins différents dans les deux milieux. Par ailleurs, les changements dans la pratique depuis les dernières années ont rendu nécessaire le recours à des assistants techniques mieux formés, même dans le secteur communautaire. Il semble donc y avoir un nouveau consensus dans la profession qui pourrait faire avancer le dossier plus efficacement que dans le passé.

Selon les administrateurs de l’A.P.E.S., il ne fait aucun doute que les hôpitaux ont besoin de personnel de soutien de niveau supérieur. La création d’une catégorie de technicien aiderait grandement les départements de pharmacie dans les établissements de santé.

La première étape des travaux du comité doit être complétée en septembre 2012. Par la suite, l’A.P.E.S. sera sollicitée lorsqu’il faudra obtenir l’engagement des partenaires à l’égard de la prise de position du groupe de travail, soit vers janvier 2013. Une présentation des travaux au conseil d’administration sera faite à ce moment. Par la suite, les membres de l’OPQ seront consultés en avril 2013.

Les administrateurs sont enthousiastes et soutiennent les travaux de ce groupe de travail. Il semble finalement y avoir consensus dans la profession, ce qui s’avère de bon augure pour l’avenir.

Comités du Conseil d'administration et Comités de l'Entente

Tous les comités du conseil d’administration et les comités de l’entente présentent leur rapport annuel pour 2011-2012 afin de faire état des réalisations et du fonctionnement de chacun.

Comité de formation et développement

Le ministère de la Santé et des Services sociaux a annoncé à l’A.P.E.S. que les montants de l’enveloppe budgétaire consentie à ce comité et non utilisés au cours d’une année ne pourront plus être reportés l’année suivante. Or, l’A.P.E.S. avait déjà prévu des dépenses de 160 000 $ (100 000 $ pour l’année en cours + 60 000 $ non utilisés en 2011) pour 2012. Étant donné les coupures imposées par le MSSS, un déficit de 60 000$ est donc à prévoir pour l’année en cours, mais les discussions à ce propos se poursuivent toujours avec les représentants du MSSS. Par ailleurs, la représentante du MSSS qui siège au comité, Michelle Boulanger, quitte ses fonctions et l’incertitude plane quant à son remplacement.

Plusieurs soirées de formation et de développement ont été organisées pendant l’année, mais elles n’attirent pas un nombre élevé de participants, notamment parce qu’elles peuvent être visionnées sur le Web. Ce médium permet cependant de rejoindre un nombre plus important de membres. En effet, dans certains établissements, des séances de visionnement des conférences sont organisées, ce qui laisse supposer que leur diffusion est plus étendue que ne laissent croire les seuls taux de participation sur place.

Comité d’assurance

Deux réunions ont eu lieu dans l’année. Les membres du comité ont réalisé, en révisant la fréquence, que l’assureur n’appliquait pas les délais déterminés dans le contrat pour les frais dentaires. Une lettre de mécontentement a été envoyée à l’assureur dont la réponse a été reçue et sera suivie d’une rencontre avec les dirigeants de SSQ. Les membres lésés par cette erreur ont reçu un correctif quant à leurs réclamations refusées. Par ailleurs, le comité a aussi révisé la brochure d’assurances qui est remise aux membres.

Le renouvellement du contrat en ce qui concerne l’assurance salaire a occupé une grande partie des activités du comité au cours de l’année. L’an passé, une augmentation de 21 % de la prime avait été demandée par l’assureur, qui a finalement accepté de régler la question en imposant plutôt une hausse de 17 %. Cette année, SSQ a encore demandé une hausse de la prime d’assurance salaire de 15 %, qui a été réglée pour 10 %. Ces hausses importantes sont liées à un cas d’invalidité d’un jeune membre. Le comité entend tenir la rencontre de renouvellement plus tôt l’année prochaine, soit en mars plutôt qu’en avril, afin de réagir rapidement si une hausse similaire est encore proposée par SSQ. La possibilité de procéder à un appel d’offres pour trouver un nouvel assureur sera alors évaluée et le conseil d’administration en sera informé.

Comité de négociation et de relations professionnelles

De nombreuses réunions ont eu lieu au cours de l’année étant donné le contexte de négociation de l’entente de travail. Des problèmes sont soulevés au plan du fonctionnement du comité. Premièrement, la disponibilité et l’engagement des membres ne sont pas constants. La présence des membres aux réunions n’est pas assidue. Les administrateurs considèrent cependant que la répartition géographique des membres est bonne. Il est convenu de relancer chacun des membres pour sonder leur intérêt à poursuivre leur engagement au sein de ce comité, qui entre dans une phase de travaux plus intenses.

Comité de planification stratégique

L’exercice de planification stratégique a été complété au cours de l’année.

Comité de vérification

Le comité fonctionne bien. Une nouvelle politique de placement a été adoptée et un travail a été complété pour évaluer les bénéfices de l’achat d’un immeuble, plutôt que la location de bureaux, en vue de répondre aux besoins futurs de la permanence.

Comité de gouvernance et d’éthique

Au cours de l’année, le comité a complété la recherche de quatre nouveaux administrateurs pour l’année 2012-2013 et a adopté les codes d’éthique pour les administrateurs, les membres de comités, groupes de travail et regroupements de pharmaciens experts ainsi que pour le personnel de la permanence. L’organisation de la retraite annuelle et l’autoévaluation du conseil d’administration sont les deux autres dossiers traités au cours de l’année.

Comité d’évaluation de la DG

Deux réunions n’ont pu avoir lieu au cours de l’année, ce qui fait que l’évaluation et le rapport final seront complétés au cours de l’été.

Société canadienne des pharmaciens d'hôpitaux (SCPH)

Mme Diem Vo, déléguée de l’A.P.E.S. au conseil d’administration de la SCPH, a assisté à deux réunions de la SCPH au cours de l’année, soit l’assemblée générale annuelle et le Midterm Annual Meeting. Elle présente un compte-rendu de ces rencontres.

Suivi des activités

Le plan stratégique, les indicateurs de performance, le Blueprint et le membership sont quelques-uns des dossiers importants traités au cours des rencontres. Le plan stratégique a fait l’objet de débats et des vidéos ont été produites pour sensibiliser les étudiants en pharmacie à ce sujet.

La SCPH fait des tentatives pour que le groupe de travail sur les indicateurs de performance, dont l’objectif est de développer des indicateurs de performance clinique, soit intégré à ses activités. La SCPH est intéressée à soutenir le projet, mais le financement des activités pose problème. La SCPH cherche à se rapprocher de ce groupe de travail sans toutefois en assurer le financement complet. Jean-François Bussières, chef du Département de pharmacie du CHU Sainte-Justine, représente l’A.P.E.S. au sein de ce groupe de travail.

Le travail se poursuit en ce qui concerne le Blueprint. La directrice générale de l’A.P.E.S. est toujours engagée dans ce dossier.

Par ailleurs, la SCPH est à la recherche d’un nouveau président. Des rencontres par vidéoconférence ont été organisées avec les candidats, ce qui a permis aux membres du conseil d’administration de se familiariser avec chacun d’entre eux.

Révision de l’entente A.P.E.S.-SCPH

La question de l’adhésion de l’A.P.E.S. à la SCPH a été traitée et les administrateurs se questionnent sur les bénéfices que l’A.P.E.S. tire de l’entente. Il est indéniable que l’A.P.E.S. peut s’inspirer de ce que fait la SCPH, notamment en ce qui concerne le recrutement des étudiants ou l’utilisation des nouvelles technologies et des médias sociaux. L’A.P.E.S. peut aussi recueillir diverses informations au contact des collègues canadiens et partager les expériences vécues avec eux.

Par ailleurs, le mode de participation de l’A.P.E.S. à la SCPH est remis en question. L’intégration aux activités de la SCPH est difficile étant donné que le délégué de l’A.P.E.S. n’assiste qu’à quelques réunions par année. De plus, beaucoup d’éléments internes, qui ne concernent pas l’A.P.E.S., sont traités au cours de ces réunions, ce qui contribue à isoler le délégué de l’A.P.E.S. Par contre, il y a une volonté certaine de la part de la SCPH d’avoir des représentants du Québec au sein du conseil d’administration. Par ailleurs, les membres de l’A.P.E.S. ne tirent pas profit des bénéfices qui leur sont consentis (publications, activités de formations, etc.), fort probablement parce que le coût d’adhésion demeure élevé.

Les administrateurs se questionnent à savoir comment ce partenariat répond aux objectifs du plan stratégique en vue de développer des liens avec des partenaires. Une évaluation plus complète des avantages liés à l’entente A.P.E.S.-SCPH devra être faite au moment de son renouvellement, soit en 2014. Des indicateurs seront développés par Diem Vo en collaboration avec la directrice générale.

Suivi des Regroupements de pharmaciens experts (RPE)

François E. Lalonde, adjoint professionnel à l’A.P.E.S., présente les rapports annuels des RPE et fait un suivi de leur fonctionnement au cours de cette première année où la politique de fonctionnement des RPE a été mise en place.

Révision des rapports annuels soumis par les présidents des RPE

L’A.P.E.S. compte présentement cinq RPE et un sixième devrait voir le jour sous peu, soit le RPE en gériatrie. En effet, M. René Thibault, chef du Département de pharmacie du CSSS-Institut universitaire de gériatrie de Sherbrooke, souhaite que ce RPE soit réactivé. Il occuperait le poste de président et six ou sept membres ont déjà manifesté leur intérêt à en faire partie. Une première rencontre est prévue en septembre ou octobre prochain.

Plusieurs changements sont à prévoir aux postes de présidents et secrétaires de certains regroupements. Mme Nada Dabbagh, présidente du RPE en première ligne, quitte pour congé de maternité, mais elle veut demeurer présidente. Mmes Esthel Rochefort et Marie-Claude Vanier vont assurer la relève pendant son absence. M. Luc Bergeron, président du RPE en infectiologie a signifié son intention de quitter son poste à la fin de l’année 2012. Enfin, la présidente du RPE en soins palliatifs, Mme Mélanie Simard, a remis sa démission le 26 mai dernier. Un nouveau président devra être recruté d’ici le 26 août 2012 à défaut de quoi le RPE en soins palliatifs devra être dissous conformément à la nouvelle politique en vigueur pour les RPE. Ce regroupement compte 25 membres.

Le RPE en soins critiques, qui a été dissous en cours d’année, a tout de même produit un rapport. La signataire du rapport, Mme Marie-Andrée Pilon, ex-présidente de ce RPE, suggère qu’un RPE en soins d’urgence soit créé puisque les besoins et la pratique sont très différents dans ce secteur. La directrice générale fera le suivi de ce dossier

Chaque RPE a également un projet en cours.

Suivi de la rencontre des présidents et secrétaires

Une rencontre téléphonique avec les présidents et secrétaires de chaque RPE a été organisée le 12 juin dernier pour discuter de la politique de fonctionnement, du site Web et des sites FTP, faire un tour de table sur la présidence, évaluer le fonctionnement de chaque RPE et les projets en cours, se prononcer sur le rôle d’experts et de groupe consultatif auprès du conseil d’administration et faire des recommandations à ce dernier.

Les participants présents apprécient le soutien de l’A.P.E.S., autant au plan administratif qu’informatique. Le financement de leurs activités par l’A.P.E.S. aide aussi leur développement. Par contre, la politique de fonctionnement des RPE est trop rigide selon eux. En ce qui concerne l’obligation de participer à 50 % des rencontres, ils aimeraient avoir la liberté de juger de la participation de certains membres qui sont moins présents mais dont l’expertise est indéniable.

Certains problèmes ont aussi été identifiés, notamment au plan des déplacements, de l’engagement des membres et de la libération de certains d’entre eux. Les membres aimeraient avoir la possibilité de tenir les rencontres avec Webex, un outil qui ne demande que peu d’équipement, c’est-à-dire seulement un ordinateur. Ainsi, les gens des régions éloignées pourraient participer à un plus grand nombre de rencontres plus facilement. Le remboursement des frais de déplacement de tous les membres et des frais d’hébergement, lorsqu’applicable, devrait aussi être considéré selon les membres des RPE. Ces mesures faciliteraient les déplacements et amélioreraient les taux de participation aux rencontres selon eux.

Par ailleurs, l’engagement et la participation des membres aux rencontres et travaux dans certains comités laissent parfois à désirer. Les administrateurs s’interrogent à savoir à quel point le taux horaire de 60$ influence la participation. Il semblerait que ce ne soit pas un incitatif suffisant. Le manque de temps, les difficultés à se faire libérer semblent être des obstacles plus importants. Il semble aussi difficile de recruter de nouveaux membres pour les RPE, ce qui pourrait être attribuable au fait que beaucoup de pharmaciens préfèrent s’engager dans des organismes jugés plus stimulants au point de vue clinique et dont le rayonnement international est plus grand.

Révision du fonctionnement

Les RPE jouent un rôle central dans le nouveau plan stratégique de l’A.P.E.S. puisque l’une des principales orientations consiste à promouvoir le rôle d’experts des membres et leur offrir le soutien nécessaire dans l’évolution de la pratique. C’est pourquoi le conseil d’administration cherche constamment à en améliorer le fonctionnement.

La possibilité de tenir les rencontres par visioconférence ou par Webex sera évaluée. Par contre, le financement des RPE ne peut être accru. Ainsi, les frais d’hébergement et de déplacement des membres ne pourront être remboursés.

Des questions sont aussi soulevées à propos de la compréhension que les présidents de RPE ont de leur rôle. Le président va participer, avec la directrice générale, à la rencontre de coordination des RPE pour parler de la place de ces derniers au sein du nouveau plan stratégique de l’A.P.E.S.

Fonctionnement du Conseil d'administration


Sujets à traiter

Les sujets à traiter en cours d’année seront déterminés selon les dossiers prioritaires de l’Association. Parmi les questions qui devront être abordées, notons la gestion des risques et le suivi du plan stratégique. De plus, le comité de gouvernance et d’éthique devra étudier le canevas de rédaction des rapports annuels des comités du conseil d’administration.

Formations offertes par l'Association

Face au déclin de la participation aux activités de formation de l’A.P.E.S., les administrateurs conviennent de se questionner sur plusieurs éléments concernant les journées de formation continue (JFC), le congrès et le séminaire administratif. Le contenu, le format, la localisation, la date et la diffusion de l’information sont les éléments sur lesquels les administrateurs souhaitent se pencher.

La participation aux activités de formation continue a décliné depuis le mois de janvier dernier. La présidente du comité de formation continue, Mme Catherine Ouellet, a produit un rapport résumant les observations des membres du comité ainsi que leurs propositions. Mme Anne Bouchard, coordonnatrice de la formation et des publications de l’A.P.E.S., assiste à cette portion de la retraite annuelle pour faire le point sur la question.

Taux de participation

Depuis janvier 2012, les taux de participation aux activités de formation continue sont décevants. Plusieurs hypothèses sont soulevées pour expliquer ce déclin. Tout d’abord, la baisse des taux de participation coïncide avec l’introduction de l’infolettre électronique. Il est permis de croire qu’en procédant de cette façon, l’A.P.E.S. rejoint moins de gens (courriels non consultés, dilution de l’information sur les activités de formation continue dans une série d’informations, etc.). L’envoi d’un courriel à chaque membre, avec le programme et le formulaire d’inscription en pièce jointe, sera privilégié pour remédier à cette situation.

Aussi, les changements législatifs, notamment la loi 100, ont obligé les établissements de santé à procéder à des coupures dans le domaine de la formation du personnel, ce qui a eu un effet considérable sur la participation aux activités de formation continue. Par ailleurs, le choix des activités de formation doit souvent être soumis plusieurs mois à l’avance dans les établissements de santé. La programmation de l’A.P.E.S. n’est probablement pas diffusée assez tôt, ce qui explique que les activités de l’A.P.E.S. ne sont pas prises en compte quand les pharmaciens font leurs choix d’activités.

Par ailleurs, les ruptures d’approvisionnement vécues depuis le début de l’année ont certes diminué la disponibilité de bon nombre de pharmaciens. Il ne faut pas négliger non plus l’impact de la pénurie de pharmaciens qui fait en sorte que plusieurs préfèrent réserver leurs journées de formation pour des activités de plus grande envergure.

Contenu des activités de formation continue

Certains thèmes sont plus populaires que d’autres, notamment la neuropsychiatrie, l’infectiologie et l’oncologie. Habituellement, les thèmes plus généraux attirent davantage de participants, mais cette année, la journée de médecine interne a été la moins fréquentée, bien que les présentations étaient de grande qualité.

Les administrateurs conviennent que les formations ne doivent pas être trop spécialisées pour ainsi pouvoir rejoindre un plus grand nombre de pharmaciens ne travaillant pas dans des secteurs de pointe ou des milieux ultraspécialisés. Il est aussi proposé de ramener souvent les mêmes thèmes puisque la pratique évolue rapidement. L’ajout de conférences sur les modèles de pratique serait un moyen de se distinguer des autres organismes (hôpitaux, universités) qui sollicitent les pharmaciens d’établissements de santé. Cela permettrait d’attirer plus de participants.

Le comité de formation continue éprouve de plus en plus de difficultés à recruter des conférenciers. Il semblerait que les questions pécuniaires soient au cœur du problème. En effet, plusieurs autres organismes ou compagnies offrent des tarifs plus élevés aux pharmaciens que ceux offerts par l’APES. Les conférenciers souhaitent aussi avoir un meilleur traitement lors des journées de formation continue.

Diffusion

L’A.P.E.S. doit adopter une approche publicitaire plus agressive pour faire connaître ses activités. Certains établissements éprouvent des difficultés à ouvrir l’infolettre. Ainsi, jusqu’à ce que ce problème soit réglé, l’A.P.E.S. privilégiera l’envoi de courriels aux membres pour la formation continue. Les membres devraient aussi être sollicités directement au moyen d’un envoi par courrier traditionnel. Le programme annuel des activités de formation continue sera donc envoyé par la poste à tous les membres le plus tôt possible dans l’année. Les réseaux sociaux sont aussi un mode de communication que l’A.P.E.S. doit utiliser pour rejoindre notamment les membres plus jeunes.

Il faudra aussi faire connaître le programme d’activités à d’autres clientèles, notamment les pharmaciens du secteur communautaire. Il faudra vérifier auprès d’autres organisations en pharmacie s’il est possible d’utiliser leur réseau pour diffuser de telles informations, mais les coûts liés à cette option risquent d’être importants.

Format

Présentement, l’A.P.E.S. offre six journées de formation continue et quatre soirées de formation continue. Les administrateurs conviennent de n’offrir à l’avenir que quatre journées de formation continue (deux blocs de deux jours) et trois soirées de formation continue. Il faut aussi s’assurer que ces journées n’entrent pas en conflit avec d’autres activités de formation majeures.

Bien que les activités de formation offertes en ligne soient grandement appréciées par les membres, les administrateurs sont d’avis qu’il est essentiel de continuer à offrir des activités sur place pour faciliter les échanges entre les membres et leur permettre de développer un réseau de contacts dans le milieu.

Retour sur le congrès 2012

La participation au congrès de cette année a été particulièrement décevante et une analyse de la situation est faite par les administrateurs.

Cette année, l’intégration du volet clinique dans le programme a favorisé la participation de jeunes membres. Ce mélange des clientèles est souhaitable, mais il ne faut pas oublier que le congrès demeure l’endroit où discuter des enjeux importants pour l’association et ses membres. Le congrès est un événement social, une occasion de faire du réseautage. Il faudrait exploiter cet aspect et faire du congrès le lieu de rencontre annuel des comités, RPE et groupes de travail.

Par ailleurs, le congrès est probablement trop long. Beaucoup de membres ne peuvent obtenir une libération pour la durée totale du congrès. De plus, la tendance dans le secteur de la santé est de raccourcir la durée des congrès pour s’ajuster justement aux coupures imposées par le gouvernement. Plusieurs autres organismes ont aussi diminué le nombre et la durée des activités offertes.

Le fait que la date du congrès varie d’une année à l’autre est peut-être un élément supplémentaire qui nuit à la participation. Les autres organismes font connaître les dates de leur congrès près d’un an avant sa tenue. De plus, un congrès à date fixe crée une habitude chez les participants. Il est donc convenu de fixer la tenue du congrès annuel autour de la fin du mois d’avril et de faire connaître les dates exactes plus tôt aux membres.

Les administrateurs conviennent que le congrès ne devrait plus être organisé dans des régions plus éloignées. Il faudrait s’en tenir aux régions de Québec, Montréal, Montérégie, Mauricie. Le congrès devrait aussi se terminer plus tôt (vendredi PM) et l’offre d’activités sociales devrait diminuer.

Les administrateurs se questionnent aussi sur la pertinence de tenir le congrès et le séminaire administratif chaque année. La possibilité d’intégrer les activités administratives au congrès est soulevée, ce qui permettrait de tenir des activités cliniques et administratives en parallèle. Les administrateurs sont toutefois d’avis qu’il est nécessaire d’organiser un événement pour les chefs de département étant donné que l’offre de service est limitée dans ce domaine.

Le séminaire administratif aura lieu cette année et une analyse de la situation sera faite par la suite. Par ailleurs, l’ajout d’activités administratives au congrès n’exclut pas la possibilité d’organiser des activités destinées aux chefs de département. Cette façon de faire permettrait peut-être d’ouvrir les perspectives pour des pharmaciens qui ne sont pas chefs et qui pourraient être attirés par le domaine de la gestion.

L’activité de formation de la relève sera intégrée au séminaire administratif de cette année. Il faudra ensuite évaluer si l’activité sera intégrée aux autres activités offertes par l’A.P.E.S.

Sondage auprès des membres

Un sondage devrait être réalisé auprès des membres pour connaître les raisons pour lesquelles ils ne participent pas aux activités de formation continue de l’A.P.E.S. et n’y donnent pas de conférences. Le choix des thèmes, le type de JFC qu’ils préfèrent, des suggestions de conférenciers, les autres activités auxquelles ils participent, etc. sont quelques-unes des questions qui pourraient leur être posées. Il est convenu qu’Anne Bouchard et les membres du comité de formation continue préparent un tel sondage.

Un membre du comité de formation continue propose aussi de faire du congrès une activité à laquelle un membre par établissement serait délégué sans être considérée comme une activité de formation. L’idée sera soumise aux chefs de département par le président de l’A.P.E.S. lors des colloques des chefs à l’automne 2012.

Suivi des Comités opérationnels et Groupes de travail

Rapports des présidents

Chacun des présidents de comités opérationnels et groupes de travail se joint à la rencontre par téléphone pour faire un compte-rendu des activités au cours de l’année.

Comité de formation en gestion

M. Jean-François Guévin, président du comité, indique que le comité a été récemment formé et ne s’est réuni qu’à deux reprises. Un programme de formation pour le prochain séminaire administratif a été développé, de même qu’un projet d’interface Web pour fournir des outils aux gestionnaires en pharmacie, qui est à l’étude par le conseil d’administration de l’A.P.E.S.

Comité de rédaction du Pharmactuel

La rédactrice en chef du Pharmactuel, Julie Méthot, fait un compte-rendu des principales activités de l’année. L’indexation a été le dossier majeur au cours de l’année. De plus, quatre numéros ont été publiés en 2011.

Le comité rencontre certains problèmes, notamment au plan de l’engagement. Des délais importants dans la publication des numéros sont aussi un problème significatif. Certains membres éprouvent des difficultés à obtenir des libérations pour participer aux activités du Pharmactuel. Par ailleurs, le manque de suivi de certains membres a affecté la production de chroniques. Ainsi, il a été difficile de rencontrer les échéanciers. On remarque aussi un certain essoufflement parmi les membres et on s’interroge à savoir si la structure actuelle devrait être maintenue.

Mme Méthot indique que le comité tiendra sous peu son Lac-à-l’épaule. Une réorganisation du comité est nécessaire et un plan d’action sera proposé. Le président, Charles Fortier, et la directrice générale rencontreront Mme Méthot au cours de l’été pour faire le suivi du dossier.

Comité de formation continue

La présidente, Mme Catherine Ouellet, fait un bilan du fonctionnement du comité. Le comité de formation continue compte neuf membres présentement. Deux membres ont remis leur démission en cours d’année et le recrutement pour les remplacer est en cours. Quatre réunions ont été organisées au cours de l’année. Outre ces rencontres, les membres du comité communiquent régulièrement par téléphone ou par courriel. Chacun des membres est responsable de l’organisation de certaines journées. Les membres du comité apprécient le soutien du conseil d’administration.

Groupe de travail sur les préparations stériles

M. François E. Lalonde, adjoint professionnel à l’A.P.E.S., présente le bilan des activités de ce groupe de travail. Depuis mai 2011, 17 réunions ont eu lieu afin de rédiger et mettre en ligne des politiques et procédures (P&P) relativement à la norme de l’OPQ sur les préparations magistrales stériles. Le groupe de travail doit rédiger 58 P&P : 27 sont en cours de rédaction, 16 ont été publiées sur le site Web de l’A.P.E.S., 4 doivent être mise à jour à la suite de discussions avec l’OPQ. Il ne sera pas possible de compléter la rédaction de toutes les P&P d’ici le mois de septembre, mais le groupe de travail pourra tout de même présenter celles qui seront complétées au moment de la tenue de la soirée prévue le 21 septembre prochain à Trois-Rivières.

Le comité compte neuf membres réguliers, dont six qui participent assidument aux rencontres, et 7 membres de correspondance qui assurent la révision scientifique des travaux. Une demande d’obtention d’unités de formation continue pour ces pharmaciens a été faite mais a été rejetée. L’adjoint professionnel va réitérer la demande auprès de l’OPQ.

Le soutien offert par la permanence de l’A.P.E.S. s’est amélioré dans les derniers mois, ce qui a accéléré la publication de certaines P&P. Le soutien informatique offert par l’A.P.E.S. est aussi apprécié.

La principale difficulté rencontrée par ce groupe de travail est d’élaborer des P&P sur la base d’une norme qui n’est pas encore publiée par l’OPQ. La rédaction des P&P pour les produits stériles dangereux posent aussi certaines difficultés. Enfin, l’ampleur du travail est considérable.

Groupe de travail sur la pharmacothérapie avancée

Le groupe de travail sur les soins pharmaceutiques a été dissous et remplacé par un groupe de travail sur la pharmacothérapie avancée. Ce groupe de travail se servira des travaux déjà réalisés par son prédécesseur pour produire un guide pour la pratique de la pharmacothérapie avancée afin de normaliser et de rehausser la pratique professionnelle des pharmaciens. Mmes Louise Mallet, Anita Ang et Sylvie Carle sont les membres du comité. Louise Mallet a été désignée coordonnatrice du groupe de travail. La première réunion officielle du groupe de travail est prévue le 20 juin prochain et le mandat devrait être complété à la fin de l’automne.

Comité du congrès

Le comité fonctionne bien, même s’il y a eu un certain roulement parmi les membres. Ces derniers seront sondés afin de connaître leur intérêt à demeurer au sein du comité.

Les membres se sentent parfois peu impliqués dans le processus décisionnel et ils souhaitent être régulièrement informés des décisions qui sont prises, notamment en ce qui concerne les activités sociales ou la localisation du congrès.

Le président suggère que le programme du congrès soit publié sur le site Web plus rapidement. Il faudrait aussi revoir l’envoi par l’entremise de l’infolettre, quitte à faire un envoi papier pour le congrès.

Les administrateurs sont d’avis que le programme du congrès devrait être envoyé à tous les membres en format papier avec le programme complet des activités de formation continue de l’année.
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