Info-CA

Retraite annuelle du conseil d'administration des 2 et 3 juin 2010

Publié le 3 juin 2010 par l'Association

Analyse de la situation de certains RIP

Il y a plusieurs problèmes de fonctionnement au sein de certains RIP, et le conseil d'administration doit prendre une décision sur le maintien ou non des RIP, et réfléchir à une nouvelle façon de fonctionner, le cas échéant.

En effet, les problèmes de fonctionnement au sein de certains RIP persistent, et ce, malgré le soutien de bureau et professionnel maintenant accordé par l’A.P.E.S. aux RIP.

Également, l’application de la Politique de fonctionnement des RIP de l’A.P.E.S. amène certaines frustrations aux présidents de RIP. Quelques-uns ont d’ailleurs démissionné et n’ont pas été remplacés, faute d’intérêt de la part des membres qui ne participent, pour la majorité, qu’à un nombre minime de réunions, et ce, plutôt à titre d’« observateur » que de participant.

Par ailleurs, quelques pharmaciens intéressés à mettre sur pied un RIP en soins critiques ont alors indiqué leur vision de ce que devrait être un RIP, et la façon optimale de fonctionnement d’un RIP à leur avis. Ces pharmaciens représentent différents types d’établissements et sont aussi d’âges différents.

Selon eux, un RIP doit servir à parfaire leurs connaissances et à développer des outils qui servent à améliorer leur pratique. Également, ils souhaitent que le temps investi dans les travaux des RIP soit reconnu monétairement par l’A.P.E.S. Ils ont d’ailleurs l’impression que l’A.P.E.S. leur demande beaucoup de travail et ne donne pas beaucoup en échange.

Trois présidents de RIP sont venus faire un état de situation. Après leur départ, les administrateurs ont discuté de la façon de gérer les RIP et évalué la pertinence de les conserver.

Les administrateurs ont convenu qu’il est important de réunir des experts pour des mandats spéciaux et le développement d’outils et de guides de soins, par exemple, et que les RIP doivent être conservés.

Le président a proposé de dégager les grandes lignes des discussions et d’élaborer une nouvelle Politique de fonctionnement en lien avec les commentaires des présidents. Les critères d’admissibilité devront également être revus. Cette nouvelle Politique sera présentée aux présidents des RIP avant son adoption, à la réunion du conseil d'administration prévue pour le 10 décembre 2010.

Création d’un RIP en soins de première ligne

Ce sujet a été reporté à une date ultérieure, soit après qu’une nouvelle Politique de fonctionnement des RIP soit adoptée.

Préparation de l’année 2010-2011

Les administrateurs ont revu le projet de calendrier des rencontres du conseil d'administration et la liste des sujets à traiter au cours de l’exercice 2010-2011.

De plus, les administrateurs ont indiqué qu’ils apprécient les modifications apportées au fonctionnement du conseil d'administration faisant suite au processus de révision de la gouvernance, notamment les réunions plus courtes et les procès-verbaux plus succincts. Les réunions sont maintenant moins lourdes et plus productives.

Lien des administrateurs avec les membres

Avant que l’A.P.E.S. procède à la révision de sa gouvernance, les administrateurs représentaient une ou des régions et avaient des liens avec les membres de ces régions, notamment par l’intermédiaire du rapport des administrateurs, effectué annuellement.

Avec la révision de la gouvernance, les administrateurs représentent maintenant des types d’établissements (CHU, CSSS, etc.). La façon de conserver des liens avec les membres reste donc à être déterminée. Toutefois, il est clair que les administrateurs ne représentent plus les membres, mais plutôt un type de pratique. Le lien avec les membres n’est donc plus le même.

Les administrateurs ont convenu de reprendre les informations données au cours des réunions du conseil d'administration dans les réunions de département de leur établissement. Ces informations se limitent toutefois à celles transmises à l’ensemble des membres par l’entremise de l’Info-A.P.E.S.

Tournée du président (pertinence et fréquence)

Le président a indiqué qu’il y avait très peu de membres présents à la tournée du président tenue à l’automne 2009, soit 50 % de moins qu’à la tournée précédente tenue en 2006. Étant donné les coûts associés à la tournée du président, l’énergie et le temps investis à sa préparation et le peu de bénéfices que l’A.P.E.S. et ses membres en retirent, les administrateurs évaluent si cette façon de procéder est la meilleure façon de joindre les membres.

Par ailleurs, la présence du président et de la directrice générale génère plusieurs entrevues et communications écrites dans la majorité des régions visitées.

Étant donné que la tournée du président sert avant tout à rencontrer les membres et non à donner des entrevues, les administrateurs ont décidé de conserver le format de la tournée, et de la tenir, au besoin, seulement si des sujets d’importance sont à discuter.

En ce qui concerne les entrevues avec les médias des régions, la directrice générale communiquera avec les représentants de la firme Sphère communication stratégique pour évaluer les options possibles.

Comités et groupes de travail

Dans le cadre du processus de révision de la gouvernance, la pertinence des comités et des groupes de travail a déjà été revue, et les mandats des comités et des groupes de travail opérationnels retenus et des comités découlant de l’Entente de travail ont été adoptés à la dernière réunion du conseil d'administration tenue le 16 avril 2010. Les membres des comités et des groupes de travail abolis en seront informés rapidement.

L’A.P.E.S. a maintenant trois catégories de comités, soit les comités du conseil d'administration, les comités découlant de l’Entente de travail A.P.E.S.-MSSS, et les comités et groupes de travail opérationnels.

De plus, il n’y a plus d’administrateurs au sein des comités et des groupes de travail opérationnels. Ils font maintenant partie des comités du CA et des comités découlant de l’Entente de travail.

Également, une reddition de comptes a été ajoutée aux comités et groupes de travail opérationnels et aux comités découlant de l’Entente de travail. Les administrateurs en ont revu le libellé. Les membres des comités et des groupes de travail concernés seront informés de la nouvelle reddition de comptes, et devront faire un rapport de leurs objectifs et de leur plan d’action au cours d’une réunion du conseil d'administration.

Comités et groupes de travail externes

Les administrateurs ont revu la liste des représentants au sein des différents comités et groupes de travail externes.

Dans le cadre du processus de révision de la gouvernance, les délégués de l’A.P.E.S. à des comités et des groupes de travail externes devront faire rapport de l’avancement des travaux au conseil d'administration une fois par année, à la retraite annuelle.

Pharmactuel (invitées : Julie Méthot et Louise Mallet)

Mmes Julie Méthot et Louise Mallet, respectivement rédactrice en chef et rédactrice en chef adjointe, se sont jointes à la réunion par téléphone.

Le président souhaitait faire un suivi des travaux en cours et du bilan financier de l’année 2009.

Mme Méthot a d’abord indiqué que, en lien avec le dépôt pour l’indexation de la revue, la structure du comité de rédaction du Pharmactuel a beaucoup changé au cours de la dernière année. Le processus de révision par les pairs est maintenant en place pour quatre chroniques, soit Cas clinique en direct de l’unité, Évaluation critique de la documentation scientifique, Pharmacothérapie et Recherche. Les responsables de ces chroniques se nomment maintenant des « rédacteurs associés » et sont plus engagés dans le processus de révision par les pairs.

Depuis 2009, quatre numéros par année sont publiés. L’ajout de ressources professionnelle et de secrétariat est très apprécié et allège le travail de la rédactrice en chef et de la rédactrice en chef adjointe. Mme Francine Brosseau, attachée de direction à l’A.P.E.S., s’occupe maintenant du processus de révision par les pairs pour les quatre chroniques citées ci-dessus, et M. François E. Lalonde, adjoint au Pharmactuel, est responsable notamment de relire les chroniques non révisées par les pairs et de l’achat et de la mise en place du logiciel de soumission en ligne.

Par ailleurs, le dépôt du dossier pour l’indexation de la revue est toujours prévu pour janvier 2011, et pourra possiblement se faire en novembre 2010. Ce dossier est la responsabilité de la rédactrice en chef adjointe, Mme Mallet. La revue est maintenant appelée La revue internationale francophone de la pratique pharmaceutique en établissement de santé, et bénéficie d’un bon lectorat et d’un créneau intéressant, soit les experts de la francophonie en soins pharmaceutiques.

Parmi les éléments qui ont déjà été mis en place en vue de l’indexation de la revue, on compte, en plus de la révision par les pairs de quatre chroniques et de l’achat d’un logiciel de soumission en ligne, la mise sur pied d’un comité consultatif international. Ce comité se réunit une fois par année dans le cadre du congrès annuel de l’A.P.E.S.

Services aux membres

Le plan d’amélioration des services aux membres a été élaboré à la suite du sondage sur la satisfaction des membres, effectué en 2006. Les administrateurs ont revu les éléments du Plan d’amélioration des services aux membres, et constaté que la majorité de ces éléments ont déjà été mis en place.

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