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Réunion du conseil d'administration du 14 décembre 2012

Publié le 14 décembre 2012 par l'Association

Suivi des dossiers en cours


BCM

Une rencontre du groupe de travail de l’Ordre des pharmaciens du Québec (l’OPQ) a eu lieu à laquelle Maude Blanchet a participé. Il semble que les modifications demandées par les pharmaciens d’établissements ont été majoritairement intégrées aux documents de l’OPQ. Il reste toujours la question du consentement qui n’est pas réglée. Toutefois, l’OPQ a indiqué vouloir agir avec souplesse dans les situations qui fonctionnent adéquatement, mais qui ne se conforment pas précisément aux exigences écrites de l’OPQ, car il s’agit d’une politique et procédure et non pas d’une exigence légale stricte.

Groupe de travail de pharmacothérapie avancée

Une rencontre a eu lieu avec Louise Mallet qui a convoqué une réunion du groupe de travail sur la pharmacothérapie avancée pour les 17 décembre et 17 janvier prochain en vue de relancer les travaux du groupe et d’y inclure de nouveaux membres de la région de Québec (Dominique Chrétien et Chantale Gilbert). Un suivi leur sera demandé pour le conseil d’administration (CA) du mois d’avril.

Postes d’administrateurs

Deux administrateurs ont avisé le CA qu’ils ne renouvelleront pas leurs mandats. Il s’agit de Charles Fortier et de Louise Lévesque. Un appel aux membres sera donc fait après Noël afin de solliciter des candidatures potentielles.

Formation sur les concepts financiers

Une formation sur les états financiers, d’une durée d’environ trois heures, mais scindée en deux parties, sera donnée aux administrateurs par Daniel Laframboise lors des deux prochaines rencontres du CA.

Plan d’action pour la relève

Dans le but de promouvoir la profession de pharmacien hospitalier et d’accroître la relève, des administrateurs se sont réunis pour produire un plan d’action. Ce document de travail est composé de deux parties : attraction de la relève et promotion de la profession. Plusieurs objectifs ont été ciblés ainsi que des moyens concrets pour les atteindre. Les deux doyens des facultés ont été rencontrés afin de leur présenter ce cadre d’action pour la relève. L’attaché politique du ministre de la Santé et des Services sociaux ainsi que l’Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux (AQESSS) le seront bientôt, les dates ayant déjà été fixées.

Vidéo SCPH

Le conseil d’administration avait accepté, à sa dernière rencontre, de soutenir en partie la traduction d’une vidéo de la Société canadienne des pharmaciens d’hôpitaux (SCPH), décrivant le quotidien du pharmacien d’hôpital et son apport important pour le patient. Or, le coût réel de cette traduction de la vidéo n’est pas clairement établi, contrairement à ce qui avait été dit. L’A.P.E.S. avait accepté un maximum de 1000 $ pour la traduction. Un suivi sera fait par la directrice générale afin de préciser les coûts.

Chefs – Parrainage

Le contact a été fait auprès des Tables de chefs de Québec, Montréal et Montérégie afin de trouver des gens intéressés à agir comme mentors auprès des nouveaux chefs de département. Pour l’instant, la réponse tarde à venir et peu de gens se manifestent. Un rappel sera refait après le congé des Fêtes.

 

Rapport du président


La tournée du président s’est très bien déroulée et peut être qualifiée de franc succès. Au total, 246 pharmaciens ont été rencontrés comparativement aux 107 de la tournée précédente. Le président était accompagné de la directrice générale et du vice-président du CA, monsieur François Paradis. La conseillère juridique de l’A.P.E.S., Me Annie Roy était également présente à la plupart des rencontres de la tournée.

Les administrateurs sont d’avis que c’est la méthode choisie pour les rencontres qui a fait en sorte que davantage de membres ont été rejoints. Certains détails de cette méthode sont à corriger, mais elle est définitivement à retenir pour la prochaine tournée puisqu’elle a permis de réduire considérablement les coûts engendrés par cet exercice. Du côté des membres, les commentaires sont positifs, ils ont apprécié que les dirigeants de l’A.P.E.S se déplacent pour les rencontrer.

Par ailleurs, le président a participé au colloque des chefs de Montréal et a pu échanger avec de nombreux participants.

Le président et la directrice générale se sont également joints à une rencontre du Comité de coordination des RPE qui réunissait les présidents et secrétaires des RPE. Les échanges ont été intéressants. Les RPE souhaitent que l’A.P.E.S. revoit à la hausse les sommes allouées pour la formation continue. Pour le moment, aucun changement ne peut être apporté à cet égard vu la situation financière de l’A.P.E.S.

Au sujet de la loi 41, le président et la directrice générale ont participé à une activité organisée par le CMQ, le 6 décembre dernier, à laquelle plusieurs organisations étaient invitées (Fédération des médecins omnipraticiens du Québec (FMOQ), Fédération des médecins spécialistes du Québec (FMSQ), Association québécoise des pharmaciens propriétaires (AQPP), OPQ) ainsi que tous les cadres médecins et membres du CA du CMQ. Le président y a donné une excellente présentation. Le but était de rassurer les médecins sur le projet de loi 41 et les projets de règlements du CMQ.

Rapport de la directrice générale


La directrice générale a été contactée par la nouvelle directrice générale de la Société des pharmaciens du Manitoba, qui effectuait une tournée canadienne des organisations similaires dans le but de s’informer sur l’organisation des services en pharmacie un peu partout au pays.

La directrice générale a également eu plusieurs rencontres avec le courtier en charge de négocier le renouvellement du bail des bureaux de l’A.P.E.S. et avec les designers qui s’occupent de l’agrandissement des bureaux.

Elle a participé au Congrès de la Société canadienne des directeurs d’association durant lequel plusieurs conférences ont porté sur l’utilisation des médias sociaux et du Web, congrès qu’elle qualifie de très intéressant. Pour ce qui est de la participation au Congrès de l’AQPP, la directrice générale et le président se sont partagés les journées de présence. Ils ont par ailleurs eu l’occasion de rencontrer le nouveau président de l’AQPP, monsieur Jean Thiffault.

La directrice générale a eu une rencontre avec le fournisseur informatique de l’A.P.E.S. dans le but de développer un module d’activités pharmaceutiques. Ce module permettrait notamment aux membres de s’inscrire en ligne aux différentes activités, facilitant la tâche à la permanence pour la collecte des informations. Le coût de développement de ce module est estimé à près de 60 000 $. Il y a également eu des discussions sur la refonte de notre site Web en fonction des demandes des membres et en fonction de notre planification stratégique.

La directrice générale a également eu des rencontres individuelles avec chacun des employés de la permanence dans le cadre du nouveau programme d’évaluation du rendement.

La directrice générale présente ensuite son tableau de bord aux administrateurs et répond à leurs questions. Notamment, elle précise que la présentation de la requête pour la contestation de la décision de l’arbitre portant sur l’article 3.03 de l’entente sera entendue le 11 janvier 2013 en Cour supérieure.

 

Points pour information et discussion


Comités du conseil d'administration


Comité de vérification

Le comité de vérification s’est réuni le 13 décembre 2012. Le président du comité présente son rapport aux administrateurs et répond à leurs questions.

Un appel à la prudence est lancé de la part du comité compte tenu du déficit important anticipé pour l’année en cours et des déficits des années antérieures également. La hausse des cotisations devrait permettre d’équilibrer le budget à moyen terme.

Le rapport du comité de vérification est adopté à l’unanimité par les membres présents.


Comité de planification stratégique

Le comité de planification stratégique s’est réuni le 13 décembre 2012. Le plan stratégique et ses échéanciers ont été revus. En redéployant certains objectifs et en ayant moins recours à de l’expertise externe, des économies pourront être réalisées par rapport aux recommandations de la firme Deloitte. Le plan de travail du comité pour 2013 est déposé au CA.

Comités opérationnels et groupes de travail


Rapport trimestriel du groupe de travail sur les préparations stériles

Le recrutement de nouveaux membres est difficile, une relance a donc été effectuée. Les travaux de ce groupe s’amorcent lentement.


Enquête de pénurie 2012

France Boucher, directrice adjointe de l’A.P.E.S. est invitée au CA pour présenter les résultats de l’enquête de pénurie. Elle survole la méthodologie employée et les données utilisées dans le calcul du taux de pénurie. Les postes de pharmaciens vacants ont été comptabilisés.

Les mesures administratives mises en place en 2010 ont fait en sorte que la pénurie était sous-estimée, car l’équivalent de 100 ETC a été comblé par davantage d’heures travaillées (liées à l’entente sur la semaine de 40 heures) sans réellement avoir recruté une nouvelle force de travail dans le réseau. La pénurie est donc amoindrie, car les pharmaciens font plus d’heures. Par ailleurs, ces mesures administratives incitent les pharmaciens à temps partiel à passer à temps plein.

Le taux de pénurie se situe donc, en date du 1er avril 2012, à 23,8 %.

 

Points pour décision et adoption


Négociations et relations de travail


Comité de négociation

La directrice générale a discuté avec les membres actuels du comité de négociation. Elle propose aux administrateurs d’augmenter le nombre de membres actifs à ce comité afin d’éviter de se retrouver en faible nombre en fin de travaux lorsque les réunions se font plus nombreuses. Le comité serait composé de trois administrateurs et cinq membres actifs en plus de la directrice générale, du consultant en négociation et de la conseillère juridique de l’A.P.E.S.

Par ailleurs, la directrice générale propose que la conseillère juridique, qui a un statut d’invitée sur ce comité, devienne un membre permanent étant donné son apport considérable et de haute qualité.

Les administrateurs ont approuvé l’augmentation du nombre de membres actifs au sein du comité de négociation. Le comité passera donc de 3 à 5 membres et inclura désormais la conseillère juridique parmi les membres du comité.

Le président suggère que le comité soit présidé par madame Rachel Rouleau qui accepte sa mise en candidature. Aucun autre candidat ne se manifeste.

Les membres approuvent la nomination de madame Rachel Rouleau à titre de présidente du comité de négociation.


Équité salariale

Au cours de l’hiver, une date devrait être fixée pour une rencontre de conciliation avec le Secrétariat du Conseil du trésor.


Comité national des relations professionnelles

Ce comité se rencontre pour des situations exceptionnelles ou pour des situations dont l’impact peut être d’envergure nationale. Il s’est donc réuni pour la toute première fois en novembre 2012. Trois sujets étaient à l’ordre du jour :
  • les horaires atypiques pour lesquels les pharmaciens effectuent parfois plus de 80 heures sur une période de paye et moins de 80 heures sur une autre, posant ainsi problème quant à l’application de la prime; un projet de lettre d’entente sera rédigé afin de pallier ce problème;
  • l’application de la prime liée à la semaine de 40 heures lorsque les pharmaciens sont en formation; il est désormais reconnu que la formation représente du temps travaillé et que la prime s’applique;
  • finalement, la reconnaissance de l’application des primes sur le temps repris a aussi été obtenue.
De plus, le statut des chefs de département de pharmacie a été discuté, plus précisément, l’application de la clause 25 de l’entente de travail.


Comités de l’entente de travail A.P.E.S. – MSSS

Il est prévu que l’A.P.E.S. nomme des délégués aux différents comités prévus à l’entente.

La nomination de trois délégués, soit M. Dave Charlton, chef de département, Mme Rachel Rouleau, pharmacienne et Mme Linda Vaillant, directrice générale de l’A.P.E.S. au comité paritaire relatif à l’augmentation et à la consolidation de l’offre de services en pharmacie dans les établissements de santé est entérinée.

La nomination de trois délégués, soit Mmes Lyne Constantineau, Lynn Dompierre, chefs de département et Linda Vaillant, directrice générale de l’A.P.E.S. au comité paritaire relatif à l’analyse de la classification des pharmaciens-chefs est entérinée.

La nomination de deux déléguées, soit M. Daniel Kirouac, chef adjoint de département et Me Annie Roy, conseillère juridique à l’A.P.E.S. au comité paritaire portant sur les dispositions relatives aux pharmaciens hors taux ou hors échelles est entérinée.

La nomination de trois déléguées, soit M. David Pinard, pharmacien, Mme Lyne Savage, chef de département et Me Annie Roy, conseillère juridique à l’A.P.E.S. au comité paritaire sur les mesures d’attraction et de rétention en régions nordiques est entérinée.

Agrandissement des bureaux de l’A.P.E.S.

Le projet d’agrandissement des bureaux de l’A.P.E.S. suit son cours. Plusieurs rencontres avec la firme de design et avec le courtier ont eu lieu.

Suite à la révision de l’offre de services par les administrateurs et les membres du comité de vérification, les administrateurs approuvent l’offre de services de Spatium.

Coût des travaux

Les travaux de réaménagement sont évalués à 230 000 $ au total répartis comme suit : 105 000 $ en amélioration des locaux par le bailleur et 125 000 $ en réaménagement par l’A.P.E.S. Le réaménagement prévoit entre autres un nouveau bureau pour le président, la création d’un nouveau bureau pour le personnel de la permanence, une salle des serveurs, une plus grande cuisine ainsi que l’installation de la visioconférence dans l’une des salles de conférences. Le comité de vérification propose que l’appel d’offres se fasse en budget fermé, c’est-à-dire que les coûts totaux ne dépassent pas l’évaluation initiale. Il est convenu d’allouer une somme maximale de 150 000 $ à ces travaux et de traiter à nouveau de ceci lorsque les offres de services des contractants seront rentrées.

Addendum au bail

La proposition du bailleur est de louer les nouveaux espaces à 17 $/pi2 la 1re année puis de mettre l’ensemble des espaces à 18 $/pi2 pour le reste du bail, soit jusqu’en décembre 2022. Cette proposition est jugée très intéressante par les membres du comité de vérification. Toutefois, compte tenu des appels d’offres à effectuer pour les travaux d’agrandissement, il est convenu de ne rien signer avant d’être certains que les offres de services seront conformes aux montants budgétés. Ce point sera donc traité à nouveau à la prochaine réunion du CA.



Promotion des services de l’A.P.E.S. au congrès 2013

L’idée a été proposée de présenter, lors du Congrès 2013, de courtes capsules vidéos portant notamment sur le site Web et ses diverses fonctionnalités ainsi que sur les services juridiques de l’A.P.E.S. Les membres n’utilisent pas le site Web à son plein potentiel ou encore attendent à la dernière minute avant de contacter la conseillère juridique de l’A.P.E.S. dans un cas de relations de travail. Ces capsules viseraient à faire la promotion de nos services et à informer nos membres de ce qui est à leur disposition. Les administrateurs seront sollicités pour identifier des membres de l’A.P.E.S. afin de jouer certains rôles dans ces capsules.



Ratification des décisions prises électroniquement


Nomination d’un délégué au comité consultatif sur les innovations technologiques de l'INESSS

La nomination de monsieur Patrick Boudreault, chef adjoint du Département de pharmacie du Centre hospitalier universitaire de Québec, comme représentant de l’A.P.E.S. au comité consultatif sur les innovations technologiques de l’Institut national d’excellence en santé et services sociaux (INESSS) a été ratifiée par le CA.

Indicateurs de performance pour le conseil d'administration de l’A.P.E.S.

À la suite de l’évaluation du CA faite par monsieur Michel Nadeau, directeur général de l’Institut sur la gouvernance des organisations publiques et privées (IGOPP), lors de la retraite annuelle de 2012, le comité de gouvernance et d’éthique s’est penché sur les indicateurs de performance dont pourrait se doter le CA. Cette liste d’indicateurs de performance est adoptée par les administrateurs.



Politique révisée de remboursement des dépenses de fonction et des jetons de présence

Des ajustements ont été apportés à la politique de remboursement des dépenses de fonction et des jetons de présence. Quelques nouveaux éléments sont dorénavant à noter pour 2013 dont le fait qu’un T4 sera émis pour tout revenu supérieur à 500 $ versé en honoraires de tous types, ainsi que la possibilité d’avoir recours au dépôt direct pour le versement.

Par ailleurs, à la dernière rencontre du CA, les administrateurs avaient abordé la possibilité de rémunérer davantage les administrateurs externes pour leur participation aux réunions.
Les membres ont convenu d’adopter la politique révisée de remboursement des dépenses de fonction et des jetons de présence.



Plan d'action pour les liens avec les étudiants en pharmacie

Une rencontre avec les étudiants a eu lieu durant laquelle l’A.P.E.S. a pu réitérer son intérêt de faire partie de leur calendrier d’activités. Il a été souligné par plusieurs étudiants que ceux-ci n’ont pas accès à ce que nous faisons ou offrons par l’entremise de notre site Web, car ils ne sont pas membres de l’A.P.E.S. Il faudrait envisager la création d’un profil avec accès restreint.

Les associations étudiantes ont émis l’idée d’inviter un administrateur ou un dirigeant de l’A.P.E.S. à leurs réunions de CA. L’inverse a été également été soulevé, mais les rencontres du CA de l’A.P.E.S. durent une journée complète et sont tenues six fois par année, ce qui peut être contraignant pour un étudiant.

Par ailleurs, il faut continuer de faire connaître nos publications : le Guide pratique des Soins Palliatifs, le Pharmactuel, etc. Les associations étudiantes pourraient même inclure une « chronique A.P.E.S. » dans leur journal étudiant de manière périodique.

Un plan d’action plus précis sera déposé à la prochaine rencontre du CA.



Délégués de l'A.P.E.S.


Attentes de l’A.P.E.S.

Le document sur les attentes de l’A.P.E.S. face aux délégués aux comités externes a été révisé à la suite des commentaires recueillis à la dernière rencontre du CA.

Après consultation, les administrateurs ont adopté le document.


Code d'éthique

Tel que discuté à la dernière rencontre, un code d’éthique pour les délégués a été rédigé et est soumis au CA pour adoption. Des discussions ont cours sur l’aspect restrictif du code d’éthique auquel doivent se soumettre les délégués aux comités externes. Finalement, il est conclu que le délégué doit présenter la position de l’A.P.E.S. dans son rôle au sein du comité externe, mais qu’il peut malgré cela faire valoir un point de vue différent aux membres du CA au préalable.

Le code d’éthique est adopté par les administrateurs.


Adoption de nouveaux membres au comité de formation continue

Un appel à tous a été fait en vue de recruter des membres pour ce comité.

Les administrateurs approuvent la nomination de madame Eulaïss Flora Kouame, pharmacienne et acceptent la nouvelle composition de ce comité.


Adoption de nouveaux membres au comité du congrès

Un appel à tous a été fait en vue de recruter des membres pour ce comité.

Les administrateurs approuvent les nominations de Mmes Audrey Bernier, pharmacienne et Nouzzha El Ouazzani, pharmacienne, et adoptent la nouvelle liste des membres du comité du congrès.


État des serveurs informatiques

L’un des serveurs informatiques de l’A.P.E.S. présente une défaillance importante qui ne peut être réparée. De plus, les deux serveurs informatiques ont respectivement cinq et sept ans et il serait préférable de les changer en même temps. Le remplacement est très coûteux, soit environ 62 000 $, mais il inclut le contrat de service de trois ans. Il est proposé de vérifier si une option de location/achat est disponible.

Compte tenu que les serveurs de la permanence de l’A.P.E.S. doivent être remplacés rapidement, les administrateurs ont approuvé le remplacement des serveurs sous réserve de l’obtention d’un financement adéquat, ce qui sera évalué par le comité de vérification.


Vigie

Aucun point n’est soulevé par les administrateurs.
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