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Réunion du conseil d'administration du 3 juin 2011

Publié le 3 juin 2011 par l'Association

Suivi des dossiers en cours

Comité du congrès

Le dossier pour l’indexation de la revue dans Medline a été déposé le 1er avril 2011. La réponse sera connue à la fin de l’automne 2011.


Plan de communication : proposition de brochure

La directrice générale, accompagnée de la coordonnatrice de la formation et des publications de l’A.P.E.S., a visité les villes de Rimouski et de Rivière-du-Loup pour évaluer le meilleur endroit pour la tenue du congrès annuel 2012, et a finalement arrêté son choix sur Rivière-du-Loup. Les raisons qui motivent cette décision sont les coûts beaucoup moins élevés qu’à Rimouski et la possibilité de tenir des activités sociales à l’extérieur de l’hôtel dans des installations appropriées.

Des membres du Bas-St-Laurent seront sollicités pour se joindre au comité du congrès.


Pénurie de médicaments

La dernière rencontre du comité de l’Ordre des pharmaciens du Québec (OPQ), sur lequel siègent trois administrateurs de l’A.P.E.S., s’est tenue le 24 mai dernier. Au cours de cette rencontre, les causes et les conséquences de la pénurie ont été déterminées, et des stratégies pour l’éviter ont été mises de l’avant. L’échéancier est prévu pour septembre 2011.

Par ailleurs, Mme Francine Lussier-Labelle, ancienne administratrice de l’A.P.E.S. et membre du comité de l’OPQ, siège maintenant sur ce comité à titre de pharmacienne d’établissement et non de représentante de l’A.P.E.S.


Dossier de la spécialisation

Le président et la directrice générale ont participé à la première réunion du comité sur la spécialisation en pharmacie de l’OPQ. Ce comité a été mis sur pied pour relancer le dossier de la spécialisation et promouvoir ses bienfaits et ses avantages pour les patients. La prochaine réunion est prévue pour juin.


Rapport du président


Le président a d’abord remercié M. Martin Franco, président du comité de négociation et de relations professionnelles, qui effectue un retour aux études pour la prochaine année et quitte donc le conseil d’administration et le comité, pour sa contribution au sein de ces deux instances.

Par ailleurs, le président et la directrice générale ont rencontré le ministre de la Santé, le Dr Yves Bolduc, à la fin du mois d’avril pour discuter notamment des difficultés qui touchent la présente négociation. Ce sujet a été abordé en plus d’autres dossiers, dont celui de la spécialisation.

Le président et la directrice générale ont également tenu l’assemblée générale annuelle (AGA) des membres le 4 mai dernier. Les échanges ont été intéressants et les membres se sont montrés prêts à soutenir les actions de l’Association, au besoin.

Le président et la directrice générale ont aussi rencontré Mme Lise Denis et M. Pierre Gingras, respectivement directrice générale et directeur des ressources humaines de l’Association québécoise d’établissements de santé et de services sociaux (AQESSS), pour discuter de la semaine de 40 h, de négociation et de spécialisation. La rencontre a été cordiale et les échanges intéressants. Le président et la directrice générale ont par la suite participé au congrès annuel de l’AQESSS, au cours duquel ils ont rencontré Mme Agnès Maltais, députée de Taschereau, et M. Philippe Couillard, ancien ministre de la Santé. À la demande du président, M. Couillard a accepté de donner la conférence de clôture du séminaire administratif de l’A.P.E.S., en octobre prochain.

Le président a également donné une entrevue au journal Le Devoir. Il a aussi dîné avec le Dr Gaétan Barrette, président de la Fédération des médecins spécialistes du Québec (FMSQ).

Le président et la directrice générale ont également participé au congrès annuel de l’Association des pharmaciens du Canada (CPhA) au cours duquel un certificat a été remis au président pour souligner le 50e anniversaire de l’A.P.E.S.


Rapport de la directrice générale


En plus des rencontres auxquelles elle a participé avec le président, la directrice générale a participé à quelques rencontres de négociation et au congrès annuel de l’Association québécoise des assistants techniques en pharmacie (AQATP).


Points pour information et discussion


Rapport des délégués de l’A.P.E.S. au sein d’organismes externes

Dans la nouvelle structure de gouvernance, il est prévu que les délégués externes fassent rapport aux administrateurs au cours de la retraite annuelle.

Deux rapports annuels ont été reçus, soit celui de la déléguée au Comité sur la surveillance de la thérapie médicamenteuse de l’Ordre des pharmaciens du Québec, et celui de la déléguée au Comité consultatif clinique du Dossier de santé du Québec (DSQ).

Les administrateurs ont revu la liste des délégués, et y ont apporté certaines modifications.

Rapports trimestriels

Comité de rédaction du Pharmactuel

Les administrateurs ont pris connaissance du rapport trimestriel du comité de rédaction du Pharmactuel.

Rapports annuels

Groupe de travail sur les soins pharmaceutiques

Le guide est maintenant rendu à l’étape d’intégration des commentaires des réviseurs. Le guide et ses outils seront disponibles uniquement en ligne, et devraient être finalisés pour la fin de l’année 2011.

Suivi de l’application de la nouvelle Politique de fonctionnement des Regroupements de pharmaciens experts (RPE)

Les RPE se mettent en place difficilement. Il semble y avoir une incompréhension de l’application de la nouvelle politique. Un suivi devra être fait par l’adjoint professionnel de l’A.P.E.S. dans ce dossier.


Points pour décision et adoption


Négociations et relations de travail

Comité de négociation et de relations professionnelles

Le président du comité de négociation et de relations professionnelles, M. Martin Franco, a résumé la situation et indiqué que la composition de la table de négociation a presque complètement changé depuis le début des négociations, ce qui complique le suivi dans les échanges. Ces changements découlent principalement d’une réorganisation au sein du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS).

Trois rencontres de négociation se sont tenues depuis la dernière réunion du conseil d’administration, soit les 19, 26 et 27 mai dernier. Au cours de la rencontre du 19 mai, les représentants de l’A.P.E.S. ont notamment informé le MSSS que leurs membres, réunis en assemblée générale annuelle, ont clairement démontré leur souhait d’obtenir la parité avec le secteur privé dans la prochaine Entente de travail, et de soutenir l’A.P.E.S. dans toute action visant à le faire. Les représentants de l’A.P.E.S. ont également déposé une liste des éléments qui ont pu être réalisés avec l’application de la semaine de 40 h par les pharmaciens de certains établissements de santé où plusieurs dossiers étaient mis de côté par manque de temps, et ont été réactivés depuis l’application de l’horaire de 40 h par semaine.

Les prochaines rencontres se tiendront les 14, 15, 20 et 21 juin prochains.

Étant donné que le président du comité de négociation et de relations professionnelles doit être remplacé, le président a demandé aux administrateurs leur intérêt pour ce poste. M. Reynald Tremblay, secrétaire-trésorier, s’est dit intéressé à être président du comité de négociation et de relations professionnelles, mais devait d’abord vérifier la possibilité d’être libéré pour assister aux rencontres du comité auprès de son établissement avant de confirmer officiellement son engagement.

Différend sur l’article 3.03

La décision de l’arbitre n’a toujours pas été rendue dans ce dossier.

Équité salariale

L’ajustement des échelles salariales au cours du mois de juin a été confirmé par le Secrétariat du Conseil du trésor. Le versement de la rétroactivité devra être terminé au plus tard le 30 septembre prochain, et se fera en trois étapes par les établissements de santé, dans l’ordre suivant :

  1. Les cas simples, comme par exemple les pharmaciens et les chefs de département de pharmacie qui sont à l’emploi de l’établissement et qui y exercent leur profession au moment du versement;
  2. Les cas modérément complexes, comme par exemple les pharmaciens et les chefs de département de pharmacie qui ont vécu au maximum deux changements de catégorie d’emploi dans l’établissement depuis le 21 novembre 2001;
  3. Les cas complexes tels que les pharmaciens et les chefs de département de pharmacie qui ont quitté l’établissement entre le 21 novembre 2001 et juin 2011 ou ceux dont les informations doivent être partagées entre deux firmes informatiques différentes.


Adoption du mandat du comité de formation en gestion

À chaque année, le programme du séminaire administratif est difficile à élaborer pour les membres du comité de formation continue, étant donné le manque d’expertise en gestion au sein du comité. Également, certains chefs de département ont indiqué leur besoin de formation plus pointue en gestion, comme pour l’élaboration et la gestion d’un budget, les achats de groupe, etc. Il a donc été proposé de fusionner la formation des chefs au séminaire administratif et de tenir une journée de préconférences sur des thèmes variés. La directrice générale a informé les administrateurs que la compagnie Sandoz, qui détenait l’exclusivité de la commandite de la formation des chefs en 2012, est d’accord avec cette approche.

Dans ce contexte, la directrice générale a élaboré un mandat pour un éventuel comité de formation en gestion, qui est le suivant :

  • Organiser les activités de formation continue en gestion pour les membres gestionnaires de l’A.P.E.S. (chefs, adjoints, coordonnateurs) selon les orientations données par le conseil d’administration;
  • Déterminer les besoins, planifier, coordonner et réaliser les programmes d'éducation et de perfectionnement en gestion pour les membres de l’A.P.E.S.;
  • Revoir la formule actuelle du séminaire administratif, de la formation des chefs et de toute autre formation en gestion;
  • Organiser certaines des activités de formation dans le but d’attirer de la relève pour les postes de gestionnaires en pharmacie d’établissement;
  • Atteindre les objectifs de financement fixés par le conseil d’administration.

Ce comité sera soutenu par la coordonnatrice de la formation et des publications de l’A.P.E.S., Mme Anne Bouchard, et mis sur pied à l’automne prochain.

Les administrateurs ont convenu à l’unanimité de former un comité de formation en gestion tel que proposé, à l’automne prochain, et ont unanimement adopté le mandat du comité de formation en gestion. 


Demande d’appui à la Coalition québécoise pour le contrôle du tabac

La directrice générale a reçu une demande d’appui à la Coalition québécoise pour le contrôle du tabac, qui est une initiative parrainée par l’Association pour la santé publique de Québec et vise à faire adopter des mesures efficaces pour réduire le tabagisme. Plusieurs organisations ont déjà adhéré à ce mouvement. Les administrateurs ont unanimement convenu que l’Association doit également y adhérer.

Tournée du président (automne 2011)

Le président a indiqué que la participation des membres a été très limitée au cours des dernières tournées du président. Par contre, la couverture médiatique est toujours très bonne. Dans ce contexte, le président a questionné la pertinence de tenir la tournée du président aux deux ans, comme c’est le cas actuellement.

Étant donné la négociation en cours et le fait que les membres sont souvent convoqués en réunion d’information ou informés des développements par courriel, les administrateurs ont convenu de ne pas faire de tournée du président cette année.

Élection des officiers pour 2011-2012

Poste de vice-président

Monsieur François Paradis a été désigné vice-président pour une période d’un an.

Poste de secrétaire-trésorier

Monsieur Reynald Tremblay a été désigné secrétaire-trésorier pour une deuxième période d’un an.

Structure de commandites pour 2012

Tel que déterminé à la dernière réunion du conseil d’administration, la structure de commandites de l’année 2011 a été conservée, en modifiant toutefois les blocs de commandites et les montants demandés pour chaque bloc.

Les administrateurs ont adopté la structure de commandites pour 2012, qui sera présentée aux représentants des compagnies pharmaceutiques au cours d’une rencontre prévue pour le lundi 6 juin prochain.

Adoption du mandat du Groupe de travail sur les produits stériles

Le groupe de travail a déjà tenu sa première rencontre, la deuxième étant prévue pour le lundi 6 juin prochain.

Une section sera créée dans la section réservée aux membres du site Web de l’A.P.E.S. pour la publication des politiques et des procédures, au fur et à mesure de leur élaboration.

Par ailleurs, un groupe de travail de Québec a été mis sur pied et a le même mandat. Dans ce contexte, les membres du groupe de travail de Québec ont été invités à se joindre au groupe de travail de l’A.P.E.S., ce qu’ils ont accepté en principe. Des discussions doivent avoir lieu pour en déterminer les modalités.

Les administrateurs ont adopté le mandat du groupe de travail sur les produits stériles.

Plan stratégique

Les membres du comité de planification stratégique ont rencontré les représentants de deux firmes en planification stratégique pour obtenir leur soutien dans l’élaboration d’un plan stratégique pour l’Association. Une des deux firmes s’est désistée, et l’autre, Deloitte, a acheminé son offre de services.

L’approche de Deloitte se définit en cinq phases distinctes, soit :

  • Phase 1 : Collecte d’informations
  • Phase 2 : Diagnostic
  • Phase 3 : Orientations stratégiques
  • Phase 4 : Plan d’action
  • Phase 5 : Communication et suivi du plan

L’échéancier est fixé au début septembre 2011. Le plan stratégique sera élaboré en fonction des enjeux de l’Association et sur un horizon de trois ans, ce qui est actuellement la norme.

Le coût de ces travaux s’élèvera à 34 000 $ plus les taxes et les frais de déplacement du consultant.

Les administrateurs ont unanimement résolu d’accepter l’offre de Deloitte.

Demande de CAPhO

La Canadian Association of Pharmacy in Oncology (CAPhO) souhaite obtenir une lettre de soutien de l’A.P.E.S. dans le but de tenir le Symposium de l’International Society of Oncology Pharmacy Practitionners (ISOPP) à Montréal en 2014.

Étant donné que l’A.P.E.S. compte plusieurs membres qui œuvrent en oncologie, les administrateurs ont unanimement résolu de soutenir la tenue du Symposium de l’ISOPP à Montréal en 2014.

Composition des comités du conseil d'administration

Tel que décidé au cours de la retraite annuelle, Mme Diem Vo, administratrice, remplacera Mme Marianne Boyer à titre de représentante de l’A.P.E.S. au sein du conseil d’administration de la Société canadienne des pharmaciens d’hôpitaux (SCPH). De plus, elle deviendra membre du comité de planification stratégique de l’A.P.E.S.

Les administrateurs ont unanimement adopté la liste des membres des comités du conseil d’administration.

Adoption du budget de formation des administrateurs

La Politique de développement des compétences des administrateurs de l’A.P.E.S. a été adoptée par ces derniers au cours d’une réunion antérieure du conseil d’administration. Il y est prévu que les besoins des administrateurs sont déterminés annuellement.

Les administrateurs ont déterminé leur besoin de développement des compétences notamment dans les domaines suivants (ces formations seront données uniquement aux administrateurs visés par le sujet) :

  • Habilités politiques;
  • Organisation du système de santé d’autres provinces ou pays;
  • Gestion des risques pour les organisations;
  • Planification stratégique.

Les formations suivantes pourraient être données à tous les administrateurs au cours d’une prochaine retraite annuelle :

  • Éthique et déontologie;
  • Connaissance du réseau de la santé (organigramme du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) et des agences de la santé, rôle de l’Institut national d’excellence en santé et services sociaux (INESSS), structure gouvernementale et liens politiques entre les différents organismes du réseau de la santé).

Également, des formations spécifiques à quelques administrateurs en lien avec les objectifs annuels de l’Association seront offertes, au besoin. Le président et la directrice générale prendront la décision le moment venu.

Les administrateurs ont adopté un budget de 10 000 $ pour ces formations.

Délégués externes

Les administrateurs ont adopté la liste des délégués de l’A.P.E.S. à des comités ou à des groupes de travail externes pour 2011-2012.

Analyse des prix et bourses

À chaque année, il est difficile de recevoir des candidatures pour tous les prix d’excellence, ce qui fait en sorte qu’il arrive que certains prix ne sont pas remis. De plus, les membres ont de la difficulté à faire la distinction entre deux prix d’excellence, soit le Prix de reconnaissance de l’innovation en pratique clinique et le Prix de reconnaissance de l’innovation en soutien à la pratique. Dans ce contexte, les administrateurs ont unanimement convenu de fusionner les deux prix d’excellence en un Prix de reconnaissance de l’innovation en pratique pharmaceutique.

Les administrateurs ont aussi convenu de ne plus évaluer seuls les prix et bourses, étant donné le temps à consacrer à l’évaluation des dossiers et le manque d’expertise pour le faire pour certains prix. Il a été convenu de mettre sur pied un comité d’évaluateurs formé des deux derniers gagnants du prix visé et d’un administrateur. Les candidatures pour le Prix d’excellence Roger-Leblanc, qui reconnaît l’excellence de l’ensemble de la carrière d’un pharmacien, seront pour leur part évaluées par le président et les deux derniers lauréats.

Par ailleurs, l’évaluation des bourses se fera par trois administrateurs.

De plus, il est difficile de trouver l’information nécessaire à l’évaluation des prix et bourses dans les documents transmis par les membres qui soumettent leur candidature. Dans ce contexte, les administrateurs ont convenu de créer un formulaire uniformisé pour la mise en candidature de tous les prix d’excellence, et d’y indiquer les éléments qui doivent s’y trouver en s’inspirant des critères d’évaluation indiqués dans les grilles d’évaluation.

Cette façon de faire facilitera le travail des évaluateurs, et les candidats pourront cibler plus facilement les éléments qui seront évalués.

Par ailleurs, les administrateurs ont convenu d’honorer les anciens membres de l’A.P.E.S. qui se sont engagés d’une manière exceptionnelle auprès de l’Association et ont contribué à son développement, et de les nommer « Membre honoraire » au cours de la soirée Tapis rouge tenue dans le cadre du congrès annuel de l’Association. Cette mention sera donc décernée occasionnellement sur décision du conseil d’administration.

Code d’éthique

Un code d’éthique sera élaboré pour les membres de tous les groupes de travail, les comités opérationnels, les comités prévus à l’Entente de travail et les Regroupements de pharmaciens experts (RPE), qui reflètera les valeurs de l’Association. Ce code sera inspiré du code d’éthique des administrateurs.

Par ailleurs, les délégués à des comités et à des groupes de travail externes seront soumis à un code d’éthique plus général visant à les guider dans leur rôle de représentant de l’A.P.E.S.

Pour les membres des comités découlant du conseil d’administration, le code d’éthique des administrateurs s’appliquera, étant donné que généralement seuls des administrateurs y siègent.

Un code d’éthique sera également élaboré pour les employés de l’A.P.E.S., étant donné notamment que certains assistent aux rencontres du conseil d’administration et ont accès à des informations stratégiques concernant l’Association, et que d’autres s’occupent de cas de relations de travail, où des informations confidentielles sont dévoilées.

Par ailleurs, les pharmaciens qui travaillent à l’Association seront soumis à un code d’éthique spécifique à leur fonction, qui prévoira l’obligation de déclarer tout conflit d’intérêt. Tout élément problématique sera soumis au comité de gouvernance et d’éthique de l’A.P.E.S. Ces codes d’éthique seront présentés à tous les nouveaux employés, au moment de leur embauche.

Ajout d’administrateurs externes en 2012

Le comité de gouvernance et d’éthique de l’A.P.E.S. recommande l’ajout de deux administrateurs externes en 2012, tel que recommandé par l’Institut sur la gouvernance des organisations publiques et privées (IGOPP).

Le profil idéal des deux administrateurs externes est le suivant :

  • Idéalement 1 homme et 1 femme;
  • Avoir une bonne connaissance du réseau;
  • Connaître la gestion d’une organisation;
  • Avoir des compétences en comptabilité (pour l’un d’eux);
  • Avoir de l’expérience au sein d’un conseil d’administration;
  • Avoir des habiletés stratégiques (pour l’un d’eux).
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