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Retraite annuelle du conseil d'administration des 28 et 29 mai 2014

Publié le 29 mai 2014 par l'Association

Chaque année, les administrateurs se réunissent lors d'une retraite annuelle. Cette année, cette rencontre a eu lieu les 28 et 29 mai 2014. Parmi les objectifs de cette rencontre, il y a notamment celui de permettre aux nouveaux administrateurs, nommés par l'assemblée générale annuelle, de se familiariser avec les dossiers de l'A.P.E.S. et d'échanger avec leurs collègues.

Cette rencontre permet également de prendre connaissance des rapports annuels des comités du conseil d'administration, des comités de l'Entente de travail ainsi que des rapports des délégués aux organismes externes. Dans le courant de l'année, certains dossiers nécessitant une analyse en profondeur sont identifiés et cette rencontre permet d'en débattre.

Le président souhaite la bienvenue aux nouveaux administrateurs, Mme Marie-Ève Moreau-Rancourt, pharmacienne au CHU de Québec et M. Raymond Paquin, administrateur externe, ancien directeur des ressources humaines de l'Association québécoise d'établissements de santé et de services sociaux (AQESSS).

Rapports des comités

Comités du conseil d'administration

Les administrateurs ont adopté, lors de la retraite annuelle, la composition des comités du conseil d'administration. Il est à noter que la répartition des administrateurs entre les différents comités respecte non seulement l'intérêt des administrateurs, mais également l'arrimage nécessaire entre les comités, afin d'assurer une continuité et une plus grande efficacité.

Pour connaître la composition des comités, vous êtes invités à consulter le site Internet.

Comité de gouvernance et d'éthique

Le président, François Paradis, présente le rapport annuel du comité de gouvernance et d'éthique qui s'est réuni à 5 reprises durant l'année. Les objectifs du comité, liés au recrutement et à la formation des administrateurs ainsi que ceux liés à la mise en place d'un processus d'autoévaluation pour les RPE, les comités et les regroupements, ont été réalisés. Parmi ces travaux, le comité a préparé l'exercice d'autoévaluation du conseil d'administration et a effectué une surveillance de la culture de bonne gouvernance et d'éthique. Ce comité fonctionne bien.

Comité de vérification

Le comité de vérification a tenu 6 réunions. Outre l'étude des états financiers et la planification budgétaire, le comité a étudié plus particulièrement les placements de l'A.P.E.S. ce qui a mené à la modification du portefeuille de placement afin que celui-ci soit plus conservateur et respecte les objectifs de l'Association en matière de gestion des risques.

Comité de négociation et de relations professionnelles

Mme Rachel Rouleau, présidente de ce comité, mentionne que le comité n'a tenu qu'une seule réunion durant l'année. Elle rappelle que l'Entente prend fin au mois de mars 2015 et que c'est une négociation qui s'annonce particulièrement difficile compte tenu des objectifs exprimés par le gouvernement. Pour l'instant, le comité est à l'étape de la collecte de données permettant d'identifier les problématiques liées à l'Entente de travail et les attentes des membres à l'égard des négociations.

Comité de planification stratégique

Le comité de planification stratégique a tenu 3 réunions au cours desquelles les membres ont effectué le suivi de l'évolution des actions liées au plan stratégique. Le comité a également procédé à l'évaluation des services offerts par l'A.P.E.S. à partir du questionnaire de satisfaction transmis en 2006. À partir d'une sélection de questions, un premier questionnaire portant sur les relations de travail a été créé et transmis aux membres.

Comité d'évaluation de la directrice générale

Le comité d'évaluation de la directrice générale a tenu 2 réunions au cours desquelles l'évaluation de la directrice générale a été faite ainsi que la mise en place d'une structure d'évaluation qui sera utilisée chaque année.

Comités prévus à l'Entente de travail

Comité d'assurance

Le comité vient de renouveler le contrat d'assurance qui entre en vigueur en juin 2014. Globalement le coût des protections est en hausse constante. Dans le courant de l'année, le comité évaluera les différentes options qui permettraient de diminuer les coûts d'assurance.

Comité paritaire relatif à l'augmentation et la consolidation de l'offre de services

Le comité a tenu 6 réunions. C'est un comité très actif avec un mandat très précis. Son principal objectif était de mettre en place des projets d'organisation de travail visant l'amélioration de la prestation de travail et de services. Un montant total de 4 M$ est affecté à des projets sélectionnés, dont 3 M$ proviennent de l'Entente A.P.E.S.-MSSS.

Comité paritaire relatif à l'analyse de la classification des pharmaciens-chefs

Le délai de 9 mois que s'était donné le comité pour rendre un rapport est maintenant écoulé et il ne semble pas y avoir de volonté réelle au MSSS de régler ce dossier. La préoccupation actuelle dans ce dossier est l'écart minime de rémunération entre les chefs de petits départements (environ 5 employés) et les pharmaciens qu'ils supervisent.

Comité pour l'analyse des dispositions relatives aux pharmaciens hors taux ou hors échelles

Le comité n'a tenu qu'une seule rencontre et a convenu de suspendre ses travaux étant donné qu'il n'y a aucun cas parmi les membres de l'A.P.E.S. visé par cette disposition.

Comité de formation et développement

Ce comité a pour principal mandat de planifier l'utilisation des sommes allouées par le MSSS. Depuis l'an dernier, les sommes non utilisées ne peuvent plus être reportées à l'année suivante. Jusqu'à maintenant, le comité n'a jamais utilisé la somme totale allouée annuellement.

Comité sur les mesures d'attraction et de rétention en régions nordiques

Le comité a tenu 4 réunions. L'objectif de ce comité paritaire était de faire des recommandations sur des mesures d'attraction dans les régions 10, 17 et 18 afin d'agir dans les régions les plus touchées par la pénurie de pharmaciens.

En avril dernier, les recommandations conjointes issues de ces travaux étaient publiées.

Comité national des relations professionnelles

Le comité ne s'est pas réuni durant l'année 2013, mais certains dossiers ont évolués. On peut souligner celui de l'application de la prime incitative aux pharmaciens qui travaillent pour plusieurs établissements, qui est devenue officielle depuis que le MSSS a avisé les établissements que le contrat type était disponible en annexe à l'entente MSSS-A.P.E.S. À noter toutefois que cette norme n'est applicable qu'aux pharmaciens détenteurs de poste. On note également que le MSSS, qui s'était adressé à la Commission des normes du travail, a reçu un avis lui confirmant que l'Entente pouvait être assimilée à une convention collective, ce qui permet d'étaler les heures de travail sur une base autre qu'hebdomadaire. Un projet de modification de l'Entente à ce sujet est en cours.

Rapports des délégués issus du CA et des comités externes de l'A.P.E.S.

Les délégués issus du conseil d'administration ainsi que les délégués à différents comités externes ont produit un rapport annuel.

Délégués aux affaires étudiantes

  • Université Laval : Marie-Ève Moreau-Rancourt
Le rapport annuel du délégué aux affaires étudiantes de l'Université Laval n'a pas été déposé. Aucune démarche particulière n'a pu être entreprise, par manque d'un contact à l'Association étudiante de l'Université Laval. Pour l'année 2014-2015, le conseil d'administration a nommé une nouvelle déléguée, soit Mme Marie-Ève Moreau-Rancourt.
  • Université de Montréal : Benoît Lemire
Le délégué aux affaires étudiantes de l'Université de Montréal mentionne qu'au cours de l'année plusieurs liens ont été tissés avec le conseil exécutif de l'AEPUM et que la prochaine année se poursuivra sur cette lancée.

SCPH (Société canadienne des pharmaciens d'hôpitaux)

  • Conseil d'administration de la SCPH : Diem Vo
La déléguée au conseil d'administration de la SCPH a assisté au Summer Educational Sessions (SES) à Calgary, en 2013. Il est à noter que la SCPH a eu une année financière difficile compte tenu de contraintes budgétaires importantes : taux d'adhésion stagnant, diminution des contributions de l'industrie pharmaceutique, diminution de la participation aux activités de formation, etc. Le conseil d'administration de la SCPH envisage une augmentation des cotisations ainsi que l'abolition des SES. Pour l'instant, seul celui à St.John's, en 2014, et celui à Ottawa, en 2015, seront maintenus.

Les relations avec la SCPH sont intéressantes sur le plan du partage de l'information concernant des sujets communs entre les différentes provinces. Cependant, comme il a été convenu qu'à l'échéance de l'entente, en 2015, il y aura une évaluation de l'intérêt de l'A.P.E.S. à renouveler cette entente avec la SCPH, l'objectif de cette année sera de valider les indicateurs qui permettront d'évaluer cette pertinence. Dans l'éventualité d'un renouvellement, il faudra également clarifier le rôle du représentant de l'A.P.E.S. ainsi que sa responsabilité d'administrateur à l'égard des décisions prises au sein du CA de la SCPH.
  • Working group on hospital pharmacy clinical key performance indicators : Jean-François Bussières, délégué de l'A.P.E.S.
Ce groupe a tenu 9 réunions. Il est composé de pharmaciens qui souhaitent établir des indicateurs de performance clinique en pharmacie.

Parmi les travaux effectués, le groupe a ramené le nombre d'indicateurs cliniques de 109 à 8 en utilisant la méthode Delphi. Des stratégies de mise en place de la diffusion de l'information ont également été discutées.

OPQ (Ordre des pharmaciens du Québec)

  • Comité de veille sur les nouvelles pratiques (OPQ) : Pierre Madore, délégué de l'A.P.E.S.
Le comité a tenu 3 réunions. Ce comité de l'Ordre des pharmaciens effectue, entre autres, l'encadrement et le suivi de l'implantation de projets pilotes ciblés. Cette année, le comité a suivi l'avancement du dossier du DSQ concernant l'accessibilité à des informations complètes et l'accès aux tests de laboratoire par les pharmaciens du privé. Parmi les recommandations faites par le délégué dans son rapport, il est suggéré de réfléchir sur les enjeux technologiques que les membres souhaiteraient voir discuter à ce comité.
  • Groupe de travail sur les nouvelles technologies et ratios pharmacien/ATP : Diem Vo
Ce groupe de travail ne s'est réuni qu'une seule fois. Son rôle était déterminer les ratios pharmacien/ATP.

À la suite d'un sondage effectué auprès des chefs de département et des pharmaciens, une rencontre a eu lieu au cours de laquelle les résultats d'analyse du sondage ont été présentés. Ces résultats ne sont pas utilisables dans l'état actuel.
  • Groupe de pilotage sur le rôle du personnel technique et de soutien technique en pharmacie : France Boucher, déléguée de l'A.P.E.S.
Ce comité a tenu 9 réunions durant l'année. Les travaux du groupe de pilotage ont porté sur l'élaboration de profils de compétences pour le personnel de soutien technique et le personnel technique, profils de compétences publiés récemment par l'OPQ. Parallèlement à ces travaux, le groupe de pilotage a été consulté par le Cégep de Drummondville dans l'élaboration d'un éventuel programme de formation collégiale. Le Cégep est venu présenter son programme de formation qui est en lien avec les orientations proposées par l'OPQ pour les standards des profils de compétences. Il reste à le faire adopter par le ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de la Science (MERS).

Au début de l'année, le MSSS a demandé au MERS d'entreprendre des travaux visant à évaluer les besoins d'effectifs techniques en pharmacie, tant pour le réseau public que privé. Des rencontres sont prévues pour établir un protocole de cueillette des données qui permettront d'établir des projections d'effectifs.

INESSS

  • Comité de suivi et d'implantation du projet d'autosurveillance glycémique : François E. Lalonde
Le comité a tenu 4 réunions au cours desquelles les membres ont participé à la validation des recommandations du groupe d'experts chargés de la publication et de la diffusion du Guide d'autosurveillance glycémique. Le Guide ayant été publié, le mandat du comité est terminé.
  • Table de concertation : Linda Vaillant
La Table de concertation a tenu 4 réunions. 25 représentants de tous les organismes étaient présents à cette Table de concertation.

Le premier plan triennal de l'INESSS étant arrivé à son terme, les représentants ont évalué le processus de sélection des projets afin d'élaborer un nouveau plan. Le rôle de la représentante de l'A.P.E.S. est, entre autres, de s'assurer que le pharmacien d'établissement de santé est bien présent dans les projets lorsque cela est pertinent.
  • Comité consultatif évaluation et technologiques innovantes : Mélanie Caron, déléguée de l'A.P.E.S.
Le comité a tenu 3 réunions. L'A.P.E.S. a récemment nommé Mélanie Caron à titre de déléguée. Précédemment, le délégué était Patrick Boudreault. Les travaux du comité ont mené à la tenue du Forum évaluation et technologies innovantes – Évaluer pour mieux innover, qui s'est tenu à Québec, le 3 décembre dernier. Lors de ce Forum, il a été question des différentes problématiques et enjeux abordés par le comité et surtout, les participants ont été invités à trouver des pistes de solution pour mieux évaluer les technologies innovantes et mieux les intégrer. Dans les faits, il était question des médicaments coûteux et des moyens d'établir des mécanismes de contrôle tout en introduisant ces molécules au formulaire québécois.
  • Comité de suivi relatif au projet « Troubles cognitifs liés au vieillissement (TLCV) » : Louise Mallet
Ce comité est nouvellement créé et n'a tenu aucune réunion en 2013.

Autres organismes externes

  • Comité des partenaires de la RAMQ sur le régime public d'assurance médicaments : France Boucher
Le comité se réunit 2 ou 3 fois par année. Le comité se penche essentiellement sur les statistiques et sur la codification des médicaments d'exception.
  • Comité de l'évolution de la pratique des soins pharmaceutiques de la Direction québécoise de cancérologie : François E. Lalonde
Le comité a tenu 4 rencontres. Il est essentiellement composé de pharmaciens experts en oncologie de chaque réseau régional.

L'objectif du comité est de soutenir l'évolution de la pratique des soins et des services pharmaceutiques en oncologie au Québec en mettant en commun des informations cliniques et en partageant les pratiques en oncologie. À ce titre, le comité est chargé de revoir et de prioriser les recommandations du rapport « L'usage sécuritaire des médicaments antinéoplasiques au Québec ». Un sous-comité a également été créé afin d'élaborer et de réviser les documents existants.

PRIX ET BOURSES DE L'A.P.E.S.

L'A.P.E.S. a convenu de se questionner sur la complexité de son processus d'attribution des prix et sur ses méthodes d'évaluation, étant donné les commentaires reçus par les membres dont la candidature n'a pas été retenue.

À l'issue des discussions, les administrateurs ont convenu qu'un certain nombre de modifications seraient effectuées pour les mises en candidature et sur la façon de promouvoir les prix pour susciter la participation.

Évaluation du conseil d'administration

M. Michel Nadeau, directeur général de l'Institut sur la gouvernance d'organisations privées et publiques (IGOPP), est invité à présenter les résultats du sondage sur l'évaluation du conseil d'administration. Il s'agit du second exercice par le conseil d'administration de l'A.P.E.S., le premier ayant eu lieu en 2012.

M. Nadeau présente les résultats de l'exercice d'autoévaluation pour 2014 et précise que quoiqu'il n'y ait pas de problèmes apparents, si on compare cet exercice avec les résultats obtenus en 2012, la situation s'est parfois améliorée, parfois détériorée. Il souligne qu'une surveillance doit toujours être faite puisque la gouvernance est plutôt intangible.

L'évaluation portait sur 14 thèmes et la totalité des administrateurs ont répondu aux 85 questions. Les résultats sont, dans l'ensemble, très positifs et il souligne que la composition du conseil est assez équilibrée entre la compétence, l'indépendance et la représentativité.

Conflits d'intérêts potentiels ou réels entre l'A.P.E.S. et l'industrie pharmaceutique

Point de vue d'un expert

M. Nadeau a dressé un portrait d'ensemble des conflits d'intérêts afin que les administrateurs puissent, par la suite, entamer une réflexion sur le sujet.

Il établit un portrait historique en mentionnant qu'autrefois les administrateurs embauchés nommaient les membres du conseil d'administration afin de défendre les intérêts communs du groupe et gérer leurs biens. Un certain nombre de mauvaises décisions, basées sur la spéculation de cadres, a mené à de grands scandales financiers. Puis, certaines firmes privées ont commencé à s'intéresser au financement de grandes associations et aux intérêts que cela pouvait leur rapporter et ont détourné des intérêts communs vers des intérêts particuliers, ce qui a mené à une crise de confiance du grand public.

L'opinion publique est donc devenue extrêmement sensible. La perte de confiance, même à l'égard des professionnels, est de plus en plus importante. La tendance actuelle est que les gestionnaires du bien commun ne doivent pas faire intervenir des intérêts particuliers. L'éthique et la déontologie sont devenues un enjeu sociétal très important.

L'industrie pharmaceutique a son propre agenda et tout le monde le sait. Le marketing et les services informationnels sont aussi bien représentés qu'autrefois au sein de la stratégie des entreprises pharmaceutiques. Dans leur approche, les compagnies pharmaceutiques s'assurent de trouver la manière la plus adéquate de combler les besoins. Comme les pharmaciens sont des professionnels qui souhaitent faire évoluer les pratiques, ils souhaitent connaître les nouvelles tendances. Les représentants pharmaceutiques tentent donc de tisser des liens, souvent des liens de familiarité qui font oublier, à long terme, leur rôle et mandat.

Dans la réflexion que les administrateurs entament, il y a lieu de se poser un certain nombre de questions, à savoir : peut-on rester indépendant et ne pas devenir tributaire de l'industrie pharmaceutique ou donner l'impression de perdre son autonomie? Comment peut-on gérer ces perceptions à l'intérieur d'un processus bien balisé?

Pour protéger les membres et faire face aux conflits d'intérêts ou à l'apparence de conflits d'intérêts, l'option de couper tous les liens avec l'industrie pharmaceutique est possible, mais représente une décision vertueuse et même peut-être dangereuse, car elle pourrait mettre en péril un certain nombre d'activités.

Il est également possible de collaborer avec l'industrie pharmaceutique. Cependant des règles claires, extrêmement transparentes et rigoureuses doivent être établies afin de répondre aux éventuelles questions. C'est un enjeu très important et délicat; l'image perçue étant souvent plus importante que l'image réelle. Il y a lieu de diversifier ses sources de collaboration et de bien les baliser. Les règles que se fixe une organisation ne permettent pas nécessairement d'éliminer les conflits d'intérêts ou de nier l'apparence de conflits d'intérêts, mais elles démontrent que nous avons des règles pour les baliser et les gérer. L'A.P.E.S. n'est pas responsable des actes posés par ses membres, mais elle a cependant un devoir de valoriser et de faire connaître les règles.

M. Nadeau souligne que dans certains milieux, ce n'est pas tellement l'argent qui influe, mais plutôt l'influence sur l'expertise. Cet aspect ne touche pas tellement le grand public, mais plutôt les collègues. En tant qu'être humain, nous ne sommes pas toujours objectifs et devons constamment nous demander si nous sommes indépendants d'esprit. Il ne s'agit pas de surprotéger les membres, mais de susciter leur questionnement pour les aider à mesurer leur degré d'indépendance.

M. Nadeau est d'avis que le nombre de partenaires grandissants qui sont intéressés par les activités de l'A.P.E.S. amène à réévaluer la capacité de payer de l'industrie pharmaceutique. Un comité indépendant, avec des règles claires, pourrait être créé afin de procéder à la sélection des partenaires. L'A.P.E.S. procède déjà avec des balises, mais elles ne sont pas écrites.

Point de vue des administrateurs

À la suite de la présentation de M. Nadeau, les administrateurs ont débattu entre eux afin de déterminer les actions à prendre.

Actions à retenir

Après discussion, les administrateurs ont établi le consensus suivant :

  • établir des balises pour définir les relations entre l'A.P.E.S. et les commanditaires;
  • éliminer le précongrès et les prix d'excellence commandités;
  • agir avec transparence en diffusant largement les règles.

Il a donc été convenu de créer un groupe de travail qui se penchera sur la rédaction d'une politique établissant des balises claires sur les relations entre l'A.P.E.S. et ses commanditaires.

Pour ce qui est de la responsabilité de l'A.P.E.S. à l’égard de ses membres, une discussion aura cours au colloque en gestion. Par la suite, l'A.P.E.S. décidera des actions à entreprendre pour mieux accompagner ses membres concernant les questions d'éthique et de relations avec l'industrie pharmaceutique.

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